DECLARATION/DICHIARAZIONE
Because of
the race inscription, I declare to know and to accepte the COD,
the National and International Sporting rules and its additional
rules, the National and International Karting rules and its
additional rules and the particular race rules. I undertake:
a) to respect and let the other people respect the whole CIK,
CSAI, WSK regulation and the CIK, CSAI, WSK people who have
official duties;
b) to accepte without conditions the consequences in taking
part in sporting kart activities and its rules;
c) to refrain from issuing public statements which may injure
sport and its proceeding;
d) to keep always a fair play behaviour.
I make my self responsible in respecting decisions and rules
of qualified people who control motorsport and if I must protect
my sporting rights and interest I refrain from resorting to
authorities different from the sporting ones.
Per il
fatto stesso dell’iscrizione alla gara, dichiaro di conoscere
ed accettare il COD, il Regolamento Nazionale ed Internazionale
Sportivo e le sue Norme Supplementari, ed il Regolamento Particolare
di Gara. Mi impegno altresì:
a) ad osservare ed a far osservare tutte le disposizioni date
dalla CIK, dalla CSAI, dalla WSK e dalle persone dalle stesse
investite di funzioni ufficiali;
b) ad accettare senza condizioni le conseguenze che possono
derivarmi dalla partecipazione all’attività sportiva
karting e dalla sua regolamentazione;
c) ad astenermi dal rilasciare dichiarazioni pubbliche che possano
comunque ledere gli interessi dello sport o turbarne il regolare
andamento;
d) a mantenere in ogni circostanza un comportamento tra licenziati
consono ai principi di lealtà e dignità sportiva.
Mi obbligo inoltre all’osservanza delle decisioni, disposizioni
e deliberazioni dei competenti organismi che disciplinano lo
sport automobilistico e rinuncio ad adire altre autorità
diverse da quelle sportive a tutela dei miei diritti e interessi
connessi all’attività sportiva. |
PRIVACY POLICY
FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA - REGISTRATION FOR KARTING SPORTS COMPETITIONS, MANAGEMENT OF PARTICIPATION, HEALTH DATA, IMAGES AND VIDEOS
pursuant to Articles 13-14 of EU Regulation 2016/679
INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI -
ISCRIZIONE A COMPETIZIONI SPORTIVE KARTING, GESTIONE
DELLA PARTECIPAZIONE, DATI SANITARI, IMMAGINI E VIDEO
ai sensi dell'art 13-14 del regolamento UE 679/2016
Pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), WSK Promotion s.r.l. Società Unipersonale, with registered office at Piazza della Repubblica 15 - 73024 Maglie (LE), VAT / Tax Code: 03896830753, in its capacity as Data Controller (“Data Controller”), hereby informs data subjects about the processing of personal data carried out in the context of registration and participation in competitions, shows, and sports events organized or managed by the Data Controller.
For any request relating to the processing of personal data, you may contact the Data Controller at the following contact details: info@wskarting.com – info@pec.wskarting.com – 3355609063
Categories of Data Subjects
This privacy policy is addressed to:
- Drivers;
- Competitors;
- Team managers;
- Team and racing team representatives;
- Parents, guardians, or individuals exercising parental responsibility over minor drivers;
- Additional individuals whose data is provided within the registration procedure, within the limits of actual relevance.
Categories of Processed Data
The Data Controller processes the following categories of personal data, within the limits of relevance and necessity in relation to the purposes indicated below:
- Personal and identification data, such as name, surname, date and place of birth, nationality, gender, signature, data contained in sports licenses or identification documents;
- Contact data, such as address, city, country, telephone number, e-mail address, and other contact details provided during registration;
- Tax, administrative, and invoicing data, such as tax code, VAT number, recipient/SDI code, and further data necessary for administrative, accounting, and tax management;
- Sports, technical, and organizational data, such as race category, license number, license grade, race number, kart data, chassis, engine, tires, oil, and further information necessary to manage participation in the competition;
- Photographic images, video recordings, and audio-video content acquired during registration, sporting and technical checks, races, award ceremonies, side events, and communication activities related to the event;
- Health data strictly necessary to verify sports fitness, ascertain lawful admission to the competition, manage safety, and manage any emergencies on the track.
The Data Controller processes exclusively relevant, adequate data limited to what is necessary for the purposes pursued, and adopts appropriate technical and organizational measures to protect its confidentiality, integrity, and availability.
Purposes of Processing and Legal Bases
Personal data is processed for the following purposes:
a) Management of registration, organization of participation in the competition, and performance of activities related to the sports event
The processing is carried out to receive and manage registration applications, verify admission requirements, manage relations with drivers, competitors, teams, and representatives, organize participation in the competition, carry out sporting and technical checks, prepare lists, grids, accreditations, organizational communications, and any other activity strictly connected to the execution of the event.
Legal basis: The performance of pre-contractual measures adopted at the request of the data subject and the execution of the relationship relating to registration and participation in the competition, pursuant to Art. 6, par. 1, letter b), GDPR.
b) Compliance with statutory, regulatory, sporting, administrative, accounting, tax, and safety obligations
The processing is carried out to comply with the obligations provided for by applicable laws, sports regulations, sector organizational provisions, administrative, accounting, and tax obligations, as well as for documentary and evidentiary management related to the competition.
Legal basis: Compliance with legal obligations to which the Data Controller is subject, pursuant to Art. 6, par. 1, letter c), GDPR, as well as, as far as necessary, the legitimate interest of the Data Controller in the correct organizational, documentary, and regulatory management of the event, pursuant to Art. 6, par. 1, letter f), GDPR.
c) Verification of sports fitness, safety management, and protection of physical safety
The processing of health data is carried out within the limits of strict necessity to:
- Verify sports fitness for participation;
- Ascertain regular admission to the competition;
- Manage safety procedures related to the event;
- Enable, where necessary, the management of emergencies or interventions aimed at protecting the physical safety of the driver on the track or in areas connected to the event.
Health data may be uploaded online, verified, and stored in the Data Controller's systems exclusively for the time necessary for the purposes indicated above and will be subsequently deleted, unless further storage is required for legal obligations, evidentiary needs, or the protection of rights.
For these purposes, common personal data is processed pursuant to Art. 6, par. 1, letters b), c) and, in cases of actual necessity related to the protection of physical safety, letter d), GDPR.
The processing of health data is carried out within the limits permitted by Art. 9 GDPR and applicable legislation, as it is necessary for verifying sports fitness, compliance with the rules applicable to the competition, and managing safety and emergency requirements. In the event of an emergency, processing may also be carried out when necessary to protect the vital interests of the data subject or another natural person.
Access to health data is limited only to individuals who have an actual need for it, such as the organizational secretariat, medical staff, and race direction, within the limits of their respective competences and only when necessary. Health data is not subject to dissemination.
d) Documentation, institutional communication, and sports reporting of the event
The Data Controller may acquire and use photographic images, video recordings, audio-video content, results, rankings, names, sports pseudonyms, and data relating to participation in the competition to document the course of the event, publish results, rankings, reports, institutional communications, informative content, and sports news materials related to the event.
Such content may be disseminated via websites, social media channels, media platforms, press releases, editorial material, official channels of the Data Controller, and parties involved in documenting or communicating the event.
Legal basis: The legitimate interest of the Data Controller in the documentation, institutional communication, and sports reporting of the event, pursuant to Art. 6, par. 1, letter f), GDPR, taking into account the public context of the show, the sporting nature of the event, and the reasonable expectations of the data subjects.
e) Use of images and videos for promotional, advertising, and commercial purposes
Subject to the specific free, separate, and optional consent of the data subject or, in the case of a minor, of the parent, guardian, or person exercising parental responsibility, the Data Controller may use and disseminate photographs, images, video recordings, and audio-video content depicting or concerning the data subject for promotional, advertising, and commercial purposes related to the brand, activities, events, championships, services, partners, and initiatives of the Data Controller.
Processing may take place through publication or dissemination on websites, social networks, newsletters, digital platforms, brochures, catalogs, promotional materials, online and offline communication campaigns, editorial and audiovisual content, as well as through potential sharing with sponsors, media partners, federations, external platforms, and subjects involved in the communication of the event.
Legal basis: The consent of the data subject, pursuant to Art. 6, par. 1, letter a), GDPR.
Consent is free and optional. Failure to provide consent does not affect registration, admission, or participation in the competition in any way. Consent can be revoked at any time, without affecting the lawfulness of the processing carried out before the revocation.
f) Management, exercise, or defense of the Data Controller's rights
Data may be processed for the establishment, exercise, or defense of a right in judicial or extrajudicial proceedings, as well as for the management of disputes, complaints, verifications, requests, internal procedures, and litigation.
Legal basis: The legitimate interest of the Data Controller in protecting its rights, pursuant to Art. 6, par. 1, letter f), GDPR, as well as, where applicable, the need to establish, exercise, or defend a right.
Nature of Providing Data
Providing the data requested for registration, participation in the competition, verification of admission requirements, and administrative, regulatory, tax, organizational, and safety compliances is mandatory.
Failure to provide the necessary data, or providing incomplete or inaccurate data, may make it impossible to finalize registration, admit the data subject to the competition, or correctly manage participation in the event.
Providing health data strictly necessary to verify sports fitness and manage safety is mandatory within the limits required by applicable rules and physical safety protection needs. Failure to provide such data or the requested documentation may result in the impossibility of admitting the data subject to the competition or allowing their participation under safe conditions.
Consent for the use of images and videos for promotional, advertising, and commercial purposes is free and optional. Failure to provide consent, or its subsequent revocation, has no consequence on registration, admission, or participation in the competition.
Processing Methods
Processing is carried out using paper, computerized, and electronic tools, according to logics strictly related to the purposes indicated in this privacy policy.
The Data Controller adopts appropriate technical and organizational measures to guarantee a level of security appropriate to the risk, with particular attention to health data, which is processed with selective access, limited retention times, and enhanced confidentiality measures.
Data is processed by authorized and instructed personnel, as well as by subjects acting on behalf of the Data Controller as Data Processors or, in the cases provided for, as autonomous Data Controllers.
Recipients of Personal Data
Personal data may be communicated, within the limits of strict relevance to the purposes indicated, to:
- Internal personnel authorized by the Data Controller;
- Organizational secretariat, race direction, medical personnel, and subjects in charge of the sporting, technical, logistical, health, insurance, and safety management of the event;
- Administrative, tax, legal, IT, and organizational consultants;
- Providers of technological services, hosting, maintenance, archiving, website management, digital platforms, and communication tools;
- Kart tracks, organizers, race officials, subjects in charge of sporting and technical checks, and other subjects involved in the organization of the competition;
- Federations, sports bodies, regulatory bodies, competent authorities, Automobile Club d’Italia, FIA, FIA Karting, commissions, and connected bodies, within the limits necessary to comply with statutory, regulatory, or sporting obligations;
- Banking institutions, insurance companies, professionals, and other subjects involved in the administrative, accounting, tax, and insurance management of the event;
- Sponsors, media partners, communication operators, external platforms, and subjects involved in the documentation, communication, promotion, and dissemination of the event, within the limits of the indicated purposes and, when required, subject to the data subject's consent.
Health data is communicated exclusively to subjects who have an actual need for it for purposes strictly connected to the verification of sports fitness, event safety, and the protection of physical safety, in compliance with the principles of minimization, necessity, and confidentiality.
Dissemination of Data
Without prejudice to communication to the recipients indicated above, the Data Controller may disseminate, within the limits of relevance to the sports context and the public nature of the event, identification data, images, footage, sports results, rankings, audio-video content, and documentary material referring to the competition through websites, social channels, press releases, media platforms, and other institutional, sports, or promotional communication channels.
The dissemination and use of images and videos for promotional, advertising, and commercial purposes other than documentation, institutional communication, and sports reporting of the event are carried out only with respect to data subjects who have provided the specific required consent.
Under no circumstances will health data be disseminated.
Data Transfers to Non-European Economic Area Countries
As part of the organization and management of competitions, as well as for compliance with sports, regulatory, and organizational obligations related to participation in races, personal data may be communicated or transferred to subjects, entities, sports bodies, authorities, recipients, or platforms established in countries outside the European Economic Area, if this is necessary in relation to the execution of the competition, the location of the races, the management of relations with international sector bodies, including the FIA, or compliance with the rules and procedures applicable to the sports event.
Such transfers are carried out in compliance with the conditions set out in Chapter V of the GDPR and, depending on the case, on the basis of:
- An adequacy decision adopted by the European Commission pursuant to Art. 45 GDPR;
- Appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR, including, where applicable, standard contractual clauses adopted by the European Commission;
- Or, where the prerequisites are met and within the limits permitted by applicable legislation, one of the derogations provided for by Art. 49 GDPR.
When the transfer is based on appropriate safeguards, the data subject may request information from the Data Controller regarding the applicable safeguards and the methods for obtaining a copy thereof or for knowing the place where they are made available.
Data Retention Period
Personal data is stored for a period no longer than necessary to achieve the purposes for which it was collected and processed, in compliance with the principles of minimization and storage limitation, as well as legal and regulatory obligations and the protection requirements of the Data Controller's rights.
In particular:
- Data processed for registration, management of participation in the competition, and related organizational activities are stored for the time necessary to manage the event and, subsequently, for the period necessary to manage verifications, disputes, regulatory compliance, or related evidentiary needs;
- Data processed for administrative, accounting, and tax purposes are stored for the period provided for by applicable legislation;
- Health data is stored for the time strictly necessary to verify sports fitness, manage event safety, related compliances, and any management of emergencies or disputes, with selective access and enhanced confidentiality measures; once these needs are exhausted, they are deleted, unless further storage is required for legal obligations or the protection of rights;
- Images and videos used for documentation, institutional communication, and sports reporting purposes of the event may be stored for a period consistent with the historical, sporting, and organizational documentation of the Data Controller's activity;
- Images and videos processed for promotional, advertising, and commercial purposes on the basis of consent are stored until consent is revoked and, subsequently, for the technical time necessary to cease use, without prejudice to uses already lawfully carried out prior to revocation and any storage needs for evidentiary purposes.
- Once the applicable retention period has expired, the data will be deleted or anonymized, unless further retention is necessary to comply with legal obligations or for the protection of the Data Controller's rights.
Rights of Data Subjects
The data subject may exercise, in the cases and within the limits provided for by the GDPR, the following rights:
- Right of access to personal data;
- Right to rectification of inaccurate data or integration of incomplete data;
- Right to erasure of personal data (right to be forgotten);
- Right to restriction of processing;
- Right to object to processing, in the cases provided for;
- Right to data portability, where applicable;
- Right to withdraw consent at any time, for processing based on consent, without affecting the lawfulness of the processing carried out before the revocation;
- Right not to be subject to a decision based solely on automated processing which produces legal effects concerning him or her or similarly significantly affects him or her, where applicable.
To exercise their rights, the data subject may contact the Data Controller at the contact details indicated in this privacy policy.
The right to lodge a complaint with the Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali) and to appeal to the competent judicial offices, in the cases provided for by law, remains unaffected.
Minors
In the case of minor drivers, personal data is processed with the involvement of the parent, guardian, or person exercising parental responsibility, in accordance with the procedure established by the Data Controller.
The declarations, authorizations, and choices requested through the form are made by the parent, guardian, or person exercising parental responsibility, without prejudice, where provided for by the procedure, to the participation of the minor in filling out or signing the documents relating to the competition.
The processing of the minor's data necessary for registration, verification of sports fitness, participation in the competition, and safety management is carried out according to the purposes and legal bases indicated in this privacy policy.
Consent for the use of images and videos of the minor driver for promotional, advertising, and commercial purposes is free, separate, and optional, and is provided by the parent, guardian, or person exercising parental responsibility. Failure to provide such consent does not affect the minor's registration, admission, or participation in the competition in any way.
Absence of Solely Automated Decision-Making Processes
The Data Controller does not adopt decision-making processes based solely on automated processing that produce legal effects on the data subject or similarly significantly affect him or her, pursuant to Art. 22 GDPR.
Updates
This privacy policy may be updated or modified in the event of regulatory, organizational, technical, or rules variations affecting the processing of personal data.
The updated version will be made available through the channels used by the Data Controller for data collection or registration management.
Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), WSK Promotion s.r.l.
Società Unipersonale, con sede in Piazza della Repubblica 15 - 73024 Maglie (LE), P.iva - CF: 03896830753, in qualità di Titolare del trattamento (“Titolare”), informa gli interessati sul trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’iscrizione e della partecipazione alle competizioni, manifestazioni ed eventi sportivi organizzati o gestiti dal Titolare.
Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti: info@wskarting.com – info@pec.wskarting.com – 3355609063
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Categorie di interessati
La presente informativa è rivolta a:
• piloti;
• concorrenti;
• team manager;
• referenti di team e scuderie;
• genitori, tutori o esercenti la responsabilità genitoriale dei piloti minorenni;
• ulteriori soggetti i cui dati siano conferiti nell’ambito della procedura di iscrizione, nei limiti di effettiva pertinenza.
Categorie di dati trattati
Il Titolare tratta, nei limiti di pertinenza e necessità rispetto alle finalità di seguito indicate, le seguenti categorie di dati personali:
• dati anagrafici e identificativi, quali nome, cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, sesso, firma, dati contenuti in licenze sportive o documenti identificativi;
• dati di contatto, quali indirizzo, città, Paese, numero di telefono, indirizzo e-mail e altri recapiti forniti in sede di iscrizione;
• dati fiscali, amministrativi e di fatturazione, quali codice fiscale, partita IVA, codice destinatario/SDI e ulteriori dati necessari alla gestione amministrativa, contabile e fiscale;
• dati sportivi, tecnici e organizzativi, quali categoria di gara, numero di licenza, grado/licence grade, numero di gara, dati del kart, telaio, motore, pneumatici, olio e ulteriori informazioni necessarie alla gestione della partecipazione alla competizione;
• immagini fotografiche, riprese video e contenuti audio-video acquisiti in occasione dell’iscrizione, delle verifiche sportive e tecniche, delle gare, delle premiazioni, degli eventi collaterali e delle attività di comunicazione connesse alla manifestazione;
• dati relativi alla salute strettamente necessari alla verifica dell’idoneità sportiva, all’accertamento della regolare ammissione alla competizione, alla gestione della sicurezza e alla gestione di eventuali emergenze in pista.
Il Titolare tratta esclusivamente dati pertinenti, adeguati e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite e adotta misure tecniche e organizzative idonee a tutelarne riservatezza, integrità e disponibilità.
Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Gestione dell’iscrizione, organizzazione della partecipazione alla competizione e svolgimento delle attività connesse all’evento sportivo
Il trattamento è effettuato per ricevere e gestire le domande di iscrizione, verificare i requisiti di ammissione, gestire i rapporti con piloti, concorrenti, team e referenti, organizzare la partecipazione alla competizione, svolgere verifiche sportive e tecniche, predisporre elenchi, griglie, accrediti, comunicazioni organizzative e ogni altra attività strettamente connessa allo svolgimento dell’evento.
La base giuridica del trattamento è costituita dall’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e dall’esecuzione del rapporto relativo all’iscrizione e alla partecipazione alla competizione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.
b) Adempimento di obblighi normativi, regolamentari, sportivi, amministrativi, contabili, fiscali e di sicurezza
Il trattamento è effettuato per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile, dai regolamenti sportivi, dalle disposizioni organizzative di settore, dagli obblighi amministrativi, contabili e fiscali, nonché per la gestione documentale e probatoria correlata alla competizione.
La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, nonché, per quanto necessario, dal legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione organizzativa, documentale e regolamentare della manifestazione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.
c) Verifica dell’idoneità sportiva, gestione della sicurezza e tutela dell’incolumità fisica
Il trattamento dei dati relativi alla salute è effettuato nei limiti di stretta necessità per:
• verificare l’idoneità sportiva alla partecipazione;
• accertare la regolare ammissione alla competizione;
• gestire le procedure di sicurezza connesse all’evento;
• consentire, ove necessario, la gestione di emergenze o interventi a tutela dell’incolumità fisica del pilota in pista o nelle aree connesse alla manifestazione.
I dati relativi alla salute possono essere caricati online, verificati e archiviati nei sistemi del Titolare esclusivamente per il tempo necessario alle finalità sopra indicate e sono successivamente cancellati, salvo ulteriore conservazione necessaria per obblighi di legge, esigenze probatorie o tutela di diritti.
Per tali finalità, i dati personali comuni sono trattati ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), c) e, nei casi di effettiva necessità connessi alla tutela dell’incolumità fisica, lett. d), GDPR.
Il trattamento dei dati relativi alla salute è effettuato nei limiti consentiti dall’art. 9 GDPR e dalla normativa applicabile, in quanto necessario per la verifica dell’idoneità sportiva, per l’osservanza delle regole applicabili alla competizione e per la gestione di esigenze di sicurezza e di emergenza. In caso di emergenza, il trattamento può essere effettuato anche quando necessario per tutelare interessi vitali dell’interessato o di altra persona fisica.
L’accesso ai dati relativi alla salute è limitato ai soli soggetti che ne abbiano effettiva necessità, quali segreteria organizzativa, personale medico e direzione gara, nei limiti delle rispettive competenze e solo quando necessario.
I dati relativi alla salute non sono oggetto di diffusione.
d) Documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento
Il Titolare può acquisire e utilizzare immagini fotografiche, riprese video, contenuti audio-video, risultati, classifiche, nominativi, pseudonimi sportivi e dati relativi alla partecipazione alla competizione per documentare lo svolgimento dell’evento, pubblicare risultati, classifiche, resoconti, comunicazioni istituzionali, contenuti informativi e materiali di cronaca sportiva relativi alla manifestazione.
Tali contenuti possono essere diffusi tramite siti web, canali social, piattaforme media, comunicati stampa, materiale editoriale, canali ufficiali del Titolare e soggetti coinvolti nella documentazione o comunicazione dell’evento.
La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare alla documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, tenuto conto del contesto pubblico della manifestazione, della natura sportiva dell’evento e delle ragionevoli aspettative degli interessati.
e) Utilizzo di immagini e video per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali
Previo specifico consenso libero, separato e facoltativo dell’interessato o, in caso di minore, del genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, il Titolare può utilizzare e diffondere fotografie, immagini, riprese video e contenuti audio-video che ritraggono o riguardano l’interessato per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali connesse al brand, alle attività, agli eventi, ai campionati, ai servizi, ai partner e alle iniziative del Titolare.
Il trattamento può avvenire mediante pubblicazione o diffusione su siti internet, social network, newsletter, piattaforme digitali, brochure, cataloghi, materiali promozionali, campagne di comunicazione online e offline, contenuti editoriali e audiovisivi, nonché mediante eventuale condivisione con sponsor, partner media, federazioni, piattaforme esterne e soggetti coinvolti nella comunicazione dell’evento.
La base giuridica del trattamento è costituita dal consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.
Il consenso è libero e facoltativo. Il mancato rilascio del consenso non pregiudica in alcun modo l’iscrizione, l’ammissione o la partecipazione alla competizione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
f) Gestione, esercizio o difesa di diritti del Titolare
I dati possono essere trattati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, nonché per la gestione di contestazioni, reclami, verifiche, richieste, procedure interne e contenziosi.
La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, nonché, ove applicabile, dall’esigenza di accertare, esercitare o difendere un diritto.
Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati richiesti per l’iscrizione, la partecipazione alla competizione, la verifica dei requisiti di ammissione, gli adempimenti amministrativi, regolamentari, fiscali, organizzativi e di sicurezza è necessario.
Il mancato conferimento dei dati necessari, oppure il conferimento di dati incompleti o inesatti, può comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione, di ammettere l’interessato alla competizione o di gestire correttamente la partecipazione all’evento.
Il conferimento dei dati relativi alla salute strettamente necessari alla verifica dell’idoneità sportiva e alla gestione della sicurezza è necessario nei limiti richiesti dalla disciplina applicabile e dalle esigenze di tutela dell’incolumità fisica. Il mancato conferimento di tali dati o della documentazione richiesta può comportare l’impossibilità di ammettere l’interessato alla competizione o di consentirne la partecipazione in condizioni di sicurezza.
Il consenso per l’utilizzo di immagini e video per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali è libero e facoltativo. Il mancato conferimento del consenso, o la sua successiva revoca, non comporta alcuna conseguenza sull’iscrizione, sull’ammissione o sulla partecipazione alla competizione.
Modalità del trattamento
Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, con particolare attenzione ai dati relativi alla salute, che sono trattati con accesso selettivo, tempi di conservazione limitati e misure rafforzate di riservatezza.
I dati sono trattati da personale autorizzato e istruito, nonché da soggetti che operano per conto del Titolare in qualità di responsabili del trattamento o, nei casi previsti, di autonomi titolari del trattamento.
Destinatari dei dati personali
I dati personali possono essere comunicati, nei limiti di stretta pertinenza rispetto alle finalità indicate, a:
• personale interno autorizzato dal Titolare;
• segreteria organizzativa, direzione gara, personale medico e soggetti incaricati della gestione sportiva, tecnica, logistica, sanitaria, assicurativa e di sicurezza dell’evento;
• consulenti amministrativi, fiscali, legali, informatici e organizzativi;
• fornitori di servizi tecnologici, hosting, manutenzione, archiviazione, gestione del sito, piattaforme digitali e strumenti di comunicazione;
• kartodromi, organizzatori, ufficiali di gara, soggetti incaricati delle verifiche sportive e tecniche e altri soggetti coinvolti nell’organizzazione della competizione;
• federazioni, enti sportivi, organismi regolatori, autorità competenti, Automobile Club d’Italia, FIA, FIA Karting, commissioni e organismi collegati, nei limiti necessari al rispetto di obblighi normativi, regolamentari o sportivi;
• istituti bancari, assicurazioni, professionisti e altri soggetti coinvolti nella gestione amministrativa, contabile, fiscale e assicurativa dell’evento;
• sponsor, partner media, operatori della comunicazione, piattaforme esterne e soggetti coinvolti nella documentazione, comunicazione, promozione e diffusione dell’evento, nei limiti delle finalità indicate e, quando richiesto, previo consenso dell’interessato.
I dati relativi alla salute sono comunicati esclusivamente ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità per finalità strettamente connesse alla verifica dell’idoneità sportiva, alla sicurezza dell’evento e alla tutela dell’incolumità fisica, nel rispetto dei principi di minimizzazione, necessità e riservatezza.
Diffusione dei dati
Ferma restando la comunicazione ai destinatari sopra indicati, il Titolare può diffondere, nei limiti di pertinenza rispetto al contesto sportivo e alla natura pubblica dell’evento, dati identificativi, immagini, filmati, risultati sportivi, classifiche, contenuti audio-video e materiale documentale riferito alla competizione attraverso siti web, canali social, comunicati, piattaforme media e altri canali di comunicazione istituzionale, sportiva o promozionale.
La diffusione e l’utilizzo di immagini e video per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali ulteriori rispetto alla documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento sono effettuati soltanto nei confronti degli interessati che abbiano prestato lo specifico consenso richiesto.
Non è effettuata in alcun caso la diffusione di dati relativi alla salute.
Trasferimento dei dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo
Nell’ambito dell’organizzazione e della gestione delle competizioni, nonché per l’adempimento di obblighi sportivi, regolamentari e organizzativi connessi alla partecipazione alle gare, i dati personali possono essere comunicati o trasferiti a soggetti, enti, organismi sportivi, autorità, destinatari o piattaforme stabiliti in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, qualora ciò sia necessario in relazione allo svolgimento della competizione, alla sede delle gare, alla gestione dei rapporti con organismi internazionali di settore, ivi inclusa la FIA, oppure all’osservanza delle regole e procedure applicabili alla manifestazione sportiva.
Tali trasferimenti sono effettuati nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del GDPR e, a seconda dei casi, sulla base:
• di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 45 GDPR;
• di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR, incluse, ove applicabili, clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea;
• oppure, ove ne ricorrano i presupposti e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, di una delle deroghe previste dall’art. 49 GDPR.
Quando il trasferimento si fonda su garanzie adeguate, l’interessato può richiedere al Titolare informazioni sulle garanzie applicabili e sulle modalità per ottenerne copia o per conoscere il luogo in cui esse sono rese disponibili.
Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono raccolti e trattati, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione, nonché degli obblighi di legge, regolamentari e delle esigenze di tutela dei diritti del Titolare.
In particolare:
• i dati trattati per l’iscrizione, la gestione della partecipazione alla competizione e le attività organizzative connesse sono conservati per il tempo necessario alla gestione dell’evento e, successivamente, per il periodo necessario alla gestione di verifiche, contestazioni, adempimenti regolamentari o esigenze probatorie correlate;
• i dati trattati per finalità amministrative, contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile;
• i dati relativi alla salute sono conservati per il tempo strettamente necessario alla verifica dell’idoneità sportiva, alla gestione della sicurezza dell’evento, agli adempimenti connessi e all’eventuale gestione di emergenze o contestazioni, con accesso selettivo e misure rafforzate di riservatezza; una volta esaurite tali esigenze, sono cancellati, salvo ulteriore conservazione necessaria per obblighi di legge o tutela di diritti;
• le immagini e i video utilizzati per finalità di documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento possono essere conservati per un periodo coerente con la documentazione storica, sportiva e organizzativa dell’attività del Titolare;
• le immagini e i video trattati per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca del consenso e, successivamente, per il tempo tecnico necessario alla cessazione dell’utilizzo, fatti salvi gli utilizzi già legittimamente effettuati prima della revoca e le eventuali esigenze di conservazione a fini probatori.
Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo ulteriore conservazione ove necessaria per adempiere a obblighi di legge o per la tutela dei diritti del Titolare.
Diritti degli interessati
L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:
• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o di integrazione dei dati incompleti;
• diritto alla cancellazione dei dati personali;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento, nei casi previsti;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, per i trattamenti basati sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla persona, ove applicabile.
Per esercitare i propri diritti, l’interessato può contattare il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
Resta fermo il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e di adire le competenti sedi giudiziarie, nei casi previsti dalla legge.
Minori
Nel caso di piloti minorenni, i dati personali sono trattati con il coinvolgimento del genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, secondo quanto previsto dalla procedura predisposta dal Titolare.
Le dichiarazioni, autorizzazioni e scelte richieste tramite il modulo sono rese dal genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, ferma restando, ove prevista dalla procedura, la partecipazione del minore alla compilazione o alla sottoscrizione dei documenti relativi alla competizione.
Il trattamento dei dati del minore necessari all’iscrizione, alla verifica dell’idoneità sportiva, alla partecipazione alla competizione e alla gestione della sicurezza è effettuato secondo le finalità e le basi giuridiche indicate nella presente informativa.
Il consenso all’utilizzo di immagini e video del pilota minorenne per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali è libero, separato e facoltativo ed è prestato dal genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale. Il mancato rilascio di tale consenso non pregiudica in alcun modo l’iscrizione, l’ammissione o la partecipazione del minore alla competizione.
Assenza di processi decisionali esclusivamente automatizzati
Il Titolare non adotta processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona, ai sensi dell’art. 22 GDPR.
Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata o modificata in caso di variazioni normative, organizzative, tecniche o regolamentari che incidano sul trattamento dei dati personali.
La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali utilizzati dal Titolare per la raccolta dei dati o per la gestione delle iscrizioni. |
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