Pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), WSK Promotion s.r.l. Società Unipersonale, with registered office in Piazza della Repubblica 15 - 73024 Maglie (LE), VAT/Tax Code: 03896830753, acting as Data Controller (“Data Controller”), hereby informs data subjects regarding the processing of personal data carried out in the context of registration and participation in sporting competitions, events, and manifestations organized or managed by the Data Controller. For any request regarding the processing of personal data, the Data Controller can be contacted at the following details: info@wskarting.com – info@pec.wskarting.com – +39 3355609063 Categories of Data Subjects
This privacy policy is addressed to:

• drivers;
• entrants/competitors;
• team managers;
• team and racing stable representatives;
• parents, guardians, or individuals exercising parental responsibility over minor drivers;
• additional individuals whose data is provided during the registration procedure, within the limits of actual relevance.

Categories of Processed Data
The Data Controller processes, within the limits of relevance and necessity regarding the purposes specified below, the following categories of personal data:

• personal and identification data, such as first name, last name, date and place of birth, nationality, gender, signature, and data contained in sports licenses or identification documents;
• contact details, such as address, city, country, phone number, email address, and other contact details provided during registration;
• tax, administrative, and billing data, such as tax code, VAT number, SDI recipient code, and additional data necessary for administrative, accounting, and tax management;
• sporting, technical, and organizational data, such as race category, license number, license grade, race number, kart data, chassis, engine, tires, oil, and further information necessary for managing participation in the competition;
• photographic images, video recordings, and audio-video content acquired during registration, sporting and technical checks, races, award ceremonies, side events, and communication activities related to the event;
• health-related data strictly necessary for verifying medical fitness for sports, ensuring regular admission to the competition, safety management, and handling any track emergencies.

The Data Controller exclusively processes relevant, adequate, and necessary data limited to the purposes pursued, and adopts appropriate technical and organizational measures to safeguard confidentiality, integrity, and availability. Purposes of Processing and Legal Bases
Personal data is processed for the following purposes: a) Registration management, organization of participation in the competition, and performance of activities related to the sporting event Processing is carried out to receive and manage registration applications, verify admission requirements, manage relations with drivers, competitors, teams, and representatives, organize participation in the competition, carry out sporting and technical checks, prepare entry lists, grids, accreditations, organizational communications, and any other activity strictly related to conducting the event. The legal basis for processing consists of the execution of pre-contractual measures taken at the request of the data subject and the performance of the relationship relating to registration and participation in the competition, pursuant to Art. 6, par. 1, point (b) of the GDPR. b) Compliance with legal, regulatory, sporting, administrative, accounting, tax, and safety obligations Processing is carried out to fulfill obligations required by applicable laws, sporting regulations, sector organizational provisions, administrative, accounting, and tax obligations, as well as for document and evidentiary management related to the competition. The legal basis for processing consists of compliance with legal obligations to which the Data Controller is subject, pursuant to Art. 6, par. 1, point (c) of the GDPR, and, to the extent necessary, the legitimate interest of the Data Controller in the proper organizational, document, and regulatory management of the event, pursuant to Art. 6, par. 1, point (f) of the GDPR. c) Verification of medical fitness for sports, safety management, and protection of physical integrity The processing of health-related data is carried out strictly within the limits of necessity to:

• verify sports fitness for participation;
• ascertain regular admission to the competition;
• manage safety procedures related to the event;
• allow, where necessary, the management of emergencies or interventions to protect the driver's physical integrity on track or in areas connected to the event.

The Data Controller processes health-related data strictly necessary to verify sports fitness for competition participation, manage safety compliance related to the event, and handle potential track emergencies. The processing of such data by WSK PROMOTION S.R.L. for the collection, receipt, verification, and temporary archiving of medical documentation necessary for participation is based on the explicit consent of the data subject, pursuant to Art. 9, par. 2, point (a) of Regulation (EU) 2016/679 or, in the case of a minor driver, on the explicit consent provided by the parent, guardian, or person exercising parental responsibility. To the extent that processing is carried out by medical personnel or under the responsibility of health professionals subject to professional secrecy, for purposes related to verifying medical fitness, health protection, and emergency management, processing may also occur pursuant to Art. 9, par. 2, point (h) and Art. 9, par. 3 of the Regulation. In emergencies, the processing of health data may also be carried out, where necessary, to protect vital interests of the data subject or another natural person, pursuant to Art. 9, par. 2, point (c) of the Regulation. Health-related data is accessible exclusively to individuals with a genuine need-to-know basis in relation to the purposes indicated above and, specifically within their competencies, to the organizational secretariat, medical staff, and, where necessary, race control. Such data is processed with enhanced confidentiality measures and stored only for the time strictly necessary to verify medical fitness, manage event safety, handle potential emergencies, and fulfill consequent obligations, after which it is promptly deleted, unless further storage is required by legal obligations or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. Failure to provide necessary health data or to grant explicit consent for its processing prevents the Data Controller from verifying medical fitness or properly managing required safety conditions for competition participation, which may consequently result in the inability to complete registration or admit the data subject to the race. d) Event documentation, institutional communication, and sports reporting The Data Controller may acquire and use photographic images, video recordings, audio-video content, results, standings, names, sporting pseudonyms, and participation data to document the event, publish results, standings, reports, institutional communications, informational content, and sports coverage materials related to the manifestation. Such content may be distributed via websites, social media channels, media platforms, press releases, editorial material, official Controller channels, and entities involved in event documentation or communication. The legal basis for processing is the legitimate interest of the Controller in documenting, institutionally communicating, and reporting on the sporting event, pursuant to Art. 6, par. 1, point (f) of the GDPR, taking into account the public context of the manifestation, the sporting nature of the event, and the reasonable expectations of the data subjects. e) Use of images and videos for promotional, advertising, and commercial purposes Subject to the specific, free, separate, and optional consent of the data subject or, in the case of a minor, the parent, guardian, or person exercising parental responsibility, the Data Controller may use and disseminate photos, images, video recordings, and audio-video content depicting or regarding the data subject for promotional, advertising, and commercial purposes related to the Data Controller's brand, activities, events, championships, services, partners, and initiatives. Processing may take place through publication or distribution on websites, social networks, newsletters, digital platforms, brochures, catalogs, promotional materials, online and offline communication campaigns, editorial and audiovisual content, as well as potential sharing with sponsors, media partners, federations, external platforms, and entities involved in event communication. The legal basis for processing is the consent of the data subject, pursuant to Art. 6, par. 1, point (a) of the GDPR. Consent is free and optional. Withholding consent does not in any way affect registration, admission, or participation in the competition. Consent may be revoked at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. f) Management, exercise, or defense of legal claims of the Data Controller Data may be processed for the establishment, exercise, or defense of legal rights in judicial or extrajudicial proceedings, as well as for managing disputes, claims, checks, inquiries, internal procedures, and litigation. The legal basis for processing is the legitimate interest of the Data Controller to protect its rights, pursuant to Art. 6, par. 1, point (f) of the GDPR, and, where applicable, the need to establish, exercise, or defend a legal right. Nature of Data Provision Providing the data requested for registration, competition participation, admission requirement verification, and administrative, regulatory, tax, organizational, and safety compliance is necessary. Failure to provide necessary data, or providing incomplete or inaccurate data, may result in the inability to complete registration, admit the data subject to the competition, or properly manage participation in the event. Providing health-related data strictly necessary to verify medical fitness and safety management is required within the limits of applicable regulations and physical safety requirements. Failure to provide such data or requested documentation may prevent admitting the data subject to the competition or allowing participation under safe conditions. Consent for using images and videos for promotional, advertising, and commercial purposes is free and optional. Withholding consent, or its subsequent withdrawal, has no consequence on registration, admission, or participation in the competition. Processing Methods Processing is carried out using paper, IT, and telecommunication tools, following logic strictly related to the purposes indicated in this privacy notice. The Data Controller adopts technical and organizational measures to ensure a security level appropriate to the risk, paying specific attention to health data, which is processed with restricted access, limited retention periods, and enhanced confidentiality measures. Data is processed by authorized and instructed personnel, as well as entities acting on behalf of the Controller as data processors or, where applicable, as independent data controllers. Recipients and Categories of Data Recipients
Personal data may be communicated, strictly within the limits of relevance to the indicated purposes, to:

• internal personnel authorized by the Data Controller;
• organizational secretariat, race control, medical staff, and individuals tasked with sporting, technical, logistical, medical, insurance, and safety management of the event;
• administrative, tax, legal, IT, and organizational consultants;
• technology service providers, hosting, maintenance, archiving, website management, digital platforms, and communication tools;
• kart circuits, organizers, race officials, personnel assigned to sporting and technical checks, and other entities involved in event organization;
• federations, sports bodies, regulatory authorities, competent authorities, Automobile Club d'Italia, FIA, FIA Karting, commissions, and affiliated bodies, to the extent necessary to comply with legal, regulatory, or sporting obligations;
• banking institutions, insurance companies, professionals, and other entities involved in the event's administrative, accounting, tax, and insurance management;
• sponsors, media partners, communication operators, external platforms, and entities involved in event documentation, communication, promotion, and broadcasting, within the limits of the indicated purposes and, where required, subject to consent.

Health-related data is communicated exclusively to entities with a genuine need-to-know basis for purposes strictly linked to verifying sports fitness, event safety, and physical integrity protection, in compliance with principles of data minimization, necessity, and confidentiality. Data Dissemination Without prejudice to communication to the recipients listed above, the Data Controller may disseminate identification data, images, video footage, sporting results, standings, audio-video content, and documentary material regarding the competition through websites, social channels, press releases, media platforms, and other institutional, sporting, or promotional communication channels, within the limits of relevance to the sporting context and public nature of the event. The dissemination and use of images and videos for promotional, advertising, and commercial purposes beyond event documentation, institutional communication, and sports reporting are carried out only regarding data subjects who have granted specific consent. Under no circumstances will health-related data be disseminated. Data Transfers to Non-EEA Countries In organizing and managing competitions, as well as fulfilling sporting, regulatory, and organizational obligations associated with race participation, personal data may be communicated or transferred to entities, sports bodies, authorities, recipients, or platforms established in countries outside the European Economic Area (EEA), whenever necessary regarding race location, relations with international sector organizations including the FIA, or compliance with rules and procedures applicable to the sporting event. Such transfers are carried out in compliance with Chapter V of the GDPR and based on:

• an adequacy decision adopted by the European Commission pursuant to Art. 45 of the GDPR;
• appropriate safeguards pursuant to Art. 46 of the GDPR, including standard contractual clauses adopted by the European Commission where applicable;
• or, where conditions are met and within limits allowed by applicable law, one of the derogations under Art. 49 of the GDPR.

When transfers rely on appropriate safeguards, data subjects may request information from the Data Controller regarding applicable safeguards and methods to obtain a copy or ascertain where they are made available. Data Retention Period
Personal data is retained for a period no longer than necessary to achieve the purposes for which it was collected and processed, according to the following criteria and deadlines:

• data processed for registration, participation management, and related organizational activities is retained until the conclusion of the championship to which registration refers, and for 24 months thereafter to handle checks, disputes, regulatory compliance, and evidentiary needs; in case of ongoing litigation, relevant data is retained until final resolution and within applicable statutory limitation periods;
• data processed for administrative, accounting, and tax purposes is retained for 10 years from the date of the accounting document or closing of the financial year, subject to further legal requirements;
• health-related data is retained strictly for the time necessary to verify sports fitness, manage event safety, and handle emergencies, and in the absence of incidents, claims, or specific legal requirements, no longer than 30 days after championship conclusion; in case of incidents or disputes, only strictly relevant data is retained until resolution and to protect rights;
• images and videos used for documentation, institutional communication, and sports reporting are retained for 5 years from collection or initial publication;
• images and videos processed for promotional, advertising, and commercial purposes based on consent are retained until consent is revoked, and no longer than 5 years from collection/publication unless renewed; upon revocation, data is removed or no longer used within reasonable technical timelines.

Upon expiration of the applicable retention period, data is deleted or rendered anonymous, unless further retention is permitted by law or necessary to establish, exercise, or defend legal claims. Rights of Data Subjects
Data subjects may exercise, where applicable under the GDPR, the following rights:

• right of access to personal data;
• right to rectification of inaccurate data or completion of incomplete data;
• right to erasure of personal data ("right to be forgotten");
• right to restriction of processing;
• right to object to processing, where applicable;
• right to data portability, where applicable;
• right to withdraw consent at any time for consent-based processing, without affecting the lawfulness of processing prior to withdrawal;
• right not to be subject to a decision based solely on automated processing producing legal effects or significantly affecting the individual, where applicable.

To exercise these rights, data subjects may contact the Data Controller using the details provided in this notice. Data subjects retain the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali) and seek judicial remedies under applicable law. Minors For minor drivers, personal data is processed with the involvement of the parent, guardian, or person exercising parental responsibility, according to the procedures established by the Data Controller. Declarations, authorizations, and choices requested via forms are made by the parent, guardian, or legal representative, without prejudice to minor participation in compiling or signing race documentation where required. Processing minor data necessary for registration, fitness verification, competition participation, and safety management is carried out according to the purposes and legal bases set out in this policy. Consent for using images and videos of minor drivers for promotional, advertising, and commercial purposes is free, separate, and optional, provided by the parent, guardian, or legal representative. Withholding consent does not affect minor registration or competition participation. Absence of Automated Decision-Making The Data Controller does not adopt decision-making processes based solely on automated processing producing legal effects on the data subject or significantly affecting them, pursuant to Art. 22 of the GDPR. Updates This privacy policy may be updated or modified due to legal, organizational, technical, or regulatory changes affecting personal data processing. The updated version will be made available through the channels used by the Controller for data collection or registration management.

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), WSK Promotion s.r.l. Società Unipersonale, con sede in Piazza della Repubblica 15 - 73024 Maglie (LE), P.iva - CF: 03896830753, in qualità di Titolare del trattamento (“Titolare”), informa gli interessati sul trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’iscrizione e della partecipazione alle competizioni, manifestazioni ed eventi sportivi organizzati o gestiti dal Titolare. Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti: info@wskarting.com – info@pec.wskarting.com – 3355609063 Categorie di interessati
La presente informativa è rivolta a:

• piloti;
• concorrenti;
• team manager;
• referenti di team e scuderie;
• genitori, tutori o esercenti la responsabilità genitoriale dei piloti minorenni;
• ulteriori soggetti i cui dati siano conferiti nell’ambito della procedura di iscrizione, nei limiti di effettiva pertinenza.

Categorie di dati trattati
Il Titolare tratta, nei limiti di pertinenza e necessità rispetto alle finalità di seguito indicate, le seguenti categorie di dati personali:

• dati anagrafici e identificativi, quali nome, cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, sesso, firma, dati contenuti in licenze sportive o documenti identificativi;
• dati di contatto, quali indirizzo, città, Paese, numero di telefono, indirizzo e-mail e altri recapiti forniti in sede di iscrizione;
• dati fiscali, amministrativi e di fatturazione, quali codice fiscale, partita IVA, codice destinatario/SDI e ulteriori dati necessari alla gestione amministrativa, contabile e fiscale;
• dati sportivi, tecnici e organizzativi, quali categoria di gara, numero di licenza, grado/licence grade, numero di gara, dati del kart, telaio, motore, pneumatici, olio e ulteriori informazioni necessarie alla gestione della partecipazione alla competizione;
• immagini fotografiche, riprese video e contenuti audio-video acquisiti in occasione dell’iscrizione, delle verifiche sportive e tecniche, delle gare, delle premiazioni, degli eventi collaterali e delle attività di comunicazione connesse alla manifestazione;
• dati relativi alla salute strettamente necessari alla verifica dell’idoneità sportiva, all’accertamento della regolare ammissione alla competizione, alla gestione della sicurezza e alla gestione di eventuali emergenze in pista.

Il Titolare tratta esclusivamente dati pertinenti, adeguati e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite e adotta misure tecniche e organizzative idonee a tutelarne riservatezza, integrità e disponibilità. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità: a) Gestione dell’iscrizione, organizzazione della partecipazione alla competizione e svolgimento delle attività connesse all’evento sportivo Il trattamento è effettuato per ricevere e gestire le domande di iscrizione, verificare i requisiti di ammissione, gestire i rapporti con piloti, concorrenti, team e referenti, organizzare la partecipazione alla competizione, svolgere verifiche sportive e tecniche, predisporre elenchi, griglie, accrediti, comunicazioni organizzative e ogni altra attività strettamente connessa allo svolgimento dell’evento. La base giuridica del trattamento è costituita dall’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e dall’esecuzione del rapporto relativo all’iscrizione e alla partecipazione alla competizione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. b) Adempimento di obblighi normativi, regolamentari, sportivi, amministrativi, contabili, fiscali e di sicurezza Il trattamento è effettuato per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile, dai regolamenti sportivi, dalle disposizioni organizzative di settore, dagli obblighi amministrativi, contabili e fiscali, nonché per la gestione documentale e probatoria correlata alla competizione. La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, nonché, per quanto necessario, dal legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione organizzativa, documentale e regolamentare della manifestazione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. c) Verifica dell’idoneità sportiva, gestione della sicurezza e tutela dell’incolumità fisica Il trattamento dei dati relativi alla salute è effettuato nei limits di stretta necessità per:

• verificare l’idoneità sportiva alla partecipazione;
• accertare la regolare ammissione alla competizione;
• gestire le procedure di sicurezza connesse all’evento;
• consentite, ove necessario, la gestione di emergenze o interventi a tutela dell’incolumità fisica del pilota in pista o nelle aree connesse alla manifestazione.

Il Titolare tratta i dati relativi alla salute strettamente necessari alla verifica dell’idoneità sportiva alla partecipazione alla competizione, alla gestione degli adempimenti connessi alla sicurezza dell’evento e alla gestione di eventuali emergenze in pista. Il trattamento di tali dati da parte di WSK PROMOTION S.R.L. per le attività di raccolta, ricezione, verifica e temporanea archiviazione della documentazione sanitaria necessaria alla partecipazione si basa sul consenso esplicito dell’interessato, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679 o, nel caso di pilota minorenne, sul consenso esplicito prestato dal genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale. Nei limiti in cui il trattamento sia effettuato da personale medico o sotto la responsabilità di professionisti sanitari soggetti al segreto professionale, per finalità connesse alla verifica dell’idoneità sportiva, alla tutela della salute e alla gestione di eventuali emergenze, il trattamento può altresì avvenire ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. h) e dell’art. 9, par. 3 del Regolamento. In caso di emergenza, il trattamento dei dati relativi alla salute può inoltre essere effettuato, ove necessario, per tutelare un interesse vitale dell’interessato o di un’altra persona fisica, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. c) del Regolamento. I dati relativi alla salute sono accessibili esclusivamente ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità in relazione alle finalità sopra indicate e, in particolare, nei limiti di competenza, alla segreteria organizzativa, al personale medico e, ove necessario, alla direzione gara. Tali dati sono trattati con modalità improntate a particolare riservatezza e sono conservati solo per il tempo strettamente necessario alla verifica dell’idoneità sportiva, alla gestione della sicurezza dell’evento, all’eventuale gestione delle emergenze e ai conseguenti adempimenti, per poi essere tempestivamente cancellati, salvo ulteriore conservazione ove necessaria per obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto. Il mancato conferimento dei dati sanitari necessari o il mancato rilascio del consenso esplicito al relativo trattamento non consente al Titolare di verificare l’idoneità sportiva o di gestire correttamente le condizioni di sicurezza richieste per la partecipazione alla competizione e può quindi comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione o di ammettere l’interessato alla gara. d) Documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento Il Titolare può acquisire e utilizzare immagini fotografiche, riprese video, contenuti audio-video, risultati, classifiche, nominativi, pseudonimi sportivi e dati relativi alla partecipazione alla competizione per documentare lo svolgimento dell’evento, pubblicare risultati, classifiche, resoconti, comunicazioni istituzionali, contenuti informativi e materiali di cronaca sportiva relativi alla manifestazione. Tali contenuti possono essere diffusi tramite siti web, canali social, piattaforme media, comunicati stampa, materiale editoriale, canali ufficiali del Titolare e soggetti coinvolti nella documentazione o comunicazione dell’evento. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare alla documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, tenuto conto del contesto pubblico della manifestazione, della natura sportiva dell’evento e delle ragionevoli aspettative degli interessati. e) Utilizzo di immagini e video per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali Previo specifico consenso libero, separato e facoltativo dell’interessato o, in caso di minore, del genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, il Titolare può utilizzare e diffondere fotografie, immagini, riprese video e contenuti audio-video che ritraggono o riguardano l’interessato per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali connesse al brand, alle attività, agli eventi, ai campionati, ai servizi, ai partner e alle iniziative del Titolare. Il trattamento può avvenire mediante pubblicazione o diffusione su siti internet, social network, newsletter, piattaforme digitali, brochure, cataloghi, materiali promozionali, campagne di comunicazione online e offline, contenuti editoriali e audiovisivi, nonché mediante eventuale condivisione con sponsor, partner media, federazioni, piattaforme esterne e soggetti coinvolti nella comunicazione dell’evento. La base giuridica del trattamento è costituita dal consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR. Il consenso è libero e facoltativo. Il mancato rilascio del consenso non pregiudica in alcun modo l’iscrizione, l’ammissione o la partecipazione alla competizione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. f) Gestione, esercizio o difesa di diritti del Titolare I dati possono essere trattati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, nonché per la gestione di contestazioni, reclami, verifiche, richieste, procedure interne e contenziosi. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, nonché, ove applicabile, dall’esigenza di accertare, esercitare o difendere un diritto. Natura del conferimento dei dati Il conferimento dei dati richiesti per l’iscrizione, la partecipazione alla competizione, la verifica dei requisiti di ammissione, gli adempimenti amministrativi, regolamentari, fiscali, organizzativi e di sicurezza è necessario. Il mancato conferimento dei dati necessari, oppure il conferimento di dati incompleti o inesatti, può comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione, di ammettere l’interessato alla competizione o di gestire correttamente la partecipazione all’evento. Il conferimento dei dati relativi alla salute strettamente necessari alla verifica dell’idoneità sportiva e alla gestione della sicurezza è necessario nei limiti richiesti dalla disciplina applicabile e dalle esigenze di tutela dell’incolumità fisica. Il mancato conferimento di tali dati o della documentazione richiesta può comportare l’impossibilità di ammettere l’interessato alla competizione o di consentirne la partecipazione in condizioni di sicurezza. Il consenso per l’utilizzo di immagini e video per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali è libero e facoltativo. Il mancato conferimento del consenso, o la sua successiva revoca, non comporta alcuna conseguenza sull’iscrizione, sull’ammissione o sulla partecipazione alla competizione. Modalità del trattamento Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, con particolare attenzione ai dati relativi alla salute, che sono trattati con accesso selettivo, tempi di conservazione limitati e misure rafforzate di riservatezza. I dati sono trattati da personale autorizzato e istruito, nonché da soggetti che operano per conto del Titolare in qualità di responsabili del trattamento o, nei casi previsti, di autonomi titolari del trattamento. Destinatari dei dati personali
I dati personali possono essere comunicati, nei limiti di stretta pertinenza rispetto alle finalità indicate, a:

• personale interno autorizzato dal Titolare;
• segreteria organizzativa, direzione gara, personale medico e soggetti incaricati della gestione sportiva, tecnica, logistica, sanitaria, assicurativa e di sicurezza dell’evento;
• consulenti amministrativi, fiscali, legali, informatici e organizzativi;
• fornitori di servizi tecnologici, hosting, manutenzione, archiviazione, gestione del sito, piattaforme digitali e strumenti di comunicazione;
• kartodromi, organizzatori, ufficiali di gara, soggetti incaricati delle verifiche sportive e tecniche e altri soggetti coinvolti nell’organizzazione della competizione;
• federazioni, enti sportivi, organismi regolatori, autorità competenti, Automobile Club d’Italia, FIA, FIA Karting, commissioni e organismi collegati, nei limiti necessari al rispetto di obblighi normativi, regolamentari o sportivi;
• istituti bancari, assicurazioni, professionisti e altri soggetti coinvolti nella gestione amministrativa, contabile, fiscale e assicurativa dell’evento;
• sponsor, partner media, operatori della comunicazione, piattaforme esterne e soggetti coinvolti nella documentazione, comunicazione, promozione e diffusione dell’evento, nei limiti delle finalità indicate e, quando richiesto, previo consenso dell’interessato.

I dati relativi alla salute sono comunicati esclusivamente ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità per finalità strettamente connesse alla verifica dell’idoneità sportiva, alla sicurezza dell’evento e alla tutela dell’incolumità fisica, nel rispetto dei principi di minimizzazione, necessità e riservatezza. Diffusione dei dati Ferma restando la comunicazione ai destinatari sopra indicati, il Titolare può diffondere, nei limiti di pertinenza rispetto al contesto sportivo e alla natura pubblica dell’evento, dati identificativi, immagini, filmati, risultati sportivi, classifiche, contenuti audio-video e materiale documentale riferito alla competizione attraverso siti web, canali social, comunicati, piattaforme media e altri canali di comunicazione istituzionale, sportiva o promozionale. La diffusione e l’utilizzo di immagini e video per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali ulteriori rispetto alla documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento sono effettuati soltanto nei confronti degli interessati che abbiano prestato lo specifico consenso richiesto. Non è effettuata in alcun caso la diffusione di dati relativi alla salute. Trasferimento dei dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo Nell’ambito dell’organizzazione e della gestione delle competizioni, nonché per l’adempimento di obblighi sportivi, regolamentari e organizzativi connessi alla partecipazione alle gare, i dati personali possono essere comunicati o trasferiti a soggetti, enti, organismi sportivi, autorità, destinatari o piattaforme stabiliti in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, qualora ciò sia necessario in relazione allo svolgimento della competizione, alla sede delle gare, alla gestione dei rapporti con organismi internazionali di settore, ivi inclusa la FIA, oppure all’osservanza delle regole e procedure applicabili alla manifestazione sportiva. Tali trasferimenti sono effettuati nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del GDPR e, a seconda dei casi, sulla base:

• di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 45 GDPR;
• di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR, incluse, ove applicabili, clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea;
• oppure, ove ne ricorrano i presupposti e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, di una delle deroghe previste dall’art. 49 GDPR.

Quando il trasferimento si fonda su garanzie adeguate, l’interessato può richiedere al Titolare informazioni sulle garanzie applicabili e sulle modalità per ottenerne copia o per conoscere il luogo in cui esse sono rese disponibili. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono raccolti e trattati, secondo i termini e i criteri di seguito indicati:

• i dati trattati per l’iscrizione, la gestione della partecipazione alla competizione e le attività organizzative connesse sono conservati fino alla conclusione del campionato cui l’iscrizione si riferisce e, successivamente, per i 24 mesi successivi, al fine di gestire verifiche, contestazioni, adempimenti regolamentari ed esigenze organizzative o probatorie correlate; in caso di contenzioso o procedimenti pendenti, i dati pertinenti sono conservati fino alla definizione degli stessi e, comunque, non oltre il relativo termine prescrizionale applicabile;
• i dati trattati per finalità amministrative, contabili e fiscali sono conservati per 10 anni dalla data del documento contabile o dalla chiusura dell’esercizio di riferimento, salvo eventuali ulteriori obblighi di legge;
• i dati relativi alla salute sono conservati per il tempo strettamente necessario alla verifica dell’idoneità sportiva, alla gestione della sicurezza dell’evento e all’eventuale gestione di emergenze, e comunque, in assenza di sinistri, contestazioni o specifici obblighi di legge, non oltre 30 giorni dalla conclusione del campionato cui l’iscrizione si riferisce; in presenza di sinistri, emergenze o contestazioni, sono conservati solo i dati strettamente pertinenti fino alla definizione della relativa vicenda e per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare;
• le immagini e i video utilizzati per finalità di documentazione, comunicazione istituzionale e cronaca sportiva dell’evento sono conservati per 5 anni dalla loro raccolta o dalla prima pubblicazione;
• le immagini e i video trattati per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca del consenso e, in ogni caso, non oltre 5 anni dalla raccolta o dalla prima pubblicazione, salvo rinnovo del consenso; dopo la revoca, i dati sono rimossi o non più utilizzati per tali finalità entro il tempo tecnico ragionevolmente necessario.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo ulteriore conservazione nei casi consentiti dalla legge o necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto. Diritti degli interessati
L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o di integrazione dei dati incompleti;
• diritto alla cancellazione dei dati personali;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento, nei casi previsti;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, per i trattamenti basati sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla persona, ove applicabile.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può contattare il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa. Resta fermo il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e di adire le competenti sedi giudiziarie, nei casi previsti dalla legge. Minori Nel caso di piloti minorenni, i dati personali sono trattati con il coinvolgimento del genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, secondo quanto previsto dalla procedura predisposta dal Titolare. Le dichiarazioni, autorizzazioni e scelte richieste tramite il modulo sono rese dal genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, ferma restando, ove prevista dalla procedura, la partecipazione del minore alla compilazione o alla sottoscrizione dei documenti relativi alla competizione. Il trattamento dei dati del minore necessari all’iscrizione, alla verifica dell’idoneità sportiva, alla partecipazione alla competizione e alla gestione della sicurezza è effettuato secondo le finalità e le basi giuridiche indicate nella presente informativa. Il consenso all’utilizzo di immagini e video del pilota minorenne per finalità promozionali, pubblicitarie e commerciali è libero, separato e facoltativo ed è prestato dal genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale. Il mancato rilascio di tale consenso non pregiudica in alcun modo l’iscrizione, l’ammissione o la partecipazione del minore alla competizione. Assenza di processi decisionali esclusivamente automatizzati Il Titolare non adotta processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona, ai sensi dell’art. 22 GDPR. Aggiornamenti La presente informativa può essere aggiornata o modificata in caso di variazioni normative, organizzative, tecniche o regolamentari che incidano sul trattamento dei dati personali. La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali utilizzati dal Titolare per la raccolta dei dati o per la gestione delle iscrizioni.